市公证处:办证业务提质增效


  • 发布时间: 2018-11-09 09:28
  • 来源: 梧州市司法局
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为了更好地为全市人民群众提供通畅便捷、优质高效的公证法律服务,从今年91日起,梧州市公证处多措并举推出办理出生、亲属关系证明等法律关系简单、事实清楚、无争议的27项公证业务“最多跑一次”服务,切实满足群众新需求,让群众少跑腿,信息多跑路。

搭建信息对接平台
   
主动与各职能部门的沟通协调力度,积极推动信息互联共享,改当事人提供材料为公证员主动上门核实,为办理公证业务提供有效的信息核实手段。

一是打破“信息孤岛”,在全区范围内率先实现房产信息对接。目前全区范围内办理涉房产公证业务普遍需要当事人亲自到不动产登记中心查询房产信息并提交到公证机构。经过市公证处的努力协商,从20178月起,当事人到市公证处办理涉房产公证,由市公证处通过公函邮件的方式查询、核实房产信息,切实减轻群众办事负担,避免群众来回跑腿。20188月,经市公证处与不动产登记部门协商将房地产信息查询复函时间由原来的8个工作日缩短到2-4个工作日,做法有效提高了群众对公证工作的满意度。同时,市公证处与市房地产交易中心洽谈,达成信息数据共享的合作意向,进一步完善公证服务查询系统。目前,市公证处房地产信息核查的方式和效率处于全区领先地位。

二是改进材料核实方式,转坐堂审查为上门核查。在全区各公证处在尚未与公安、民政、国土等部门实现数据对接的情况下,市公证处对部分由当事人提供的证明材料,例如,当事人的婚姻情况、无(有)犯罪记录情况等证明材料由公证处派核查人员到民政局、公安局等部门核查取得,既让当事人少跑路,办理公证的效率也更高,增强了相关证明材料的可靠性。今年1至10月,市公证处上门核查公证案件材料502份。

三是加强信息化建设,提高办证效率。20175月,市公证处正式上线运行公证办证系统,在线完成业务受理、证据采集、代书、拟稿、审批、翻译、制证、归档、证据补录等一系列程序,优化办证流程,提高办证效率。另外,在司法局门户网站公布办理公证的流程、所需材料、收费及相关申请表格等,让群众了解如何申办公证。同时,开通服务邮箱,使群众足不出户就可以通过网络提交公证材料,切实使“最多跑一次”落到实处。

搭建便捷服务平台
   
丰富服务方式,提高便民、为民的服务水平,杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”现象,切实提供快捷、优质、高效的公证法律服务。

一是推广限时办结承诺书,承诺办结时限对比法定期限压实(缩短)比例超过60%。根据公证事项审查核实难易程度、信息化共享条件、人员配备情况、地域特点等因素,市公证处出台《梧州市公证处限时办结承诺书》,大大缩短了公证业务的办结时限。例如,在材料齐全的情况下,法律关系简单的出生、学历等公证事项仅需2个工作日,而法律关系复杂的合同、遗嘱、保全证据等公证事项也仅需5-7个工作日。

二是推行用申请人承诺替代开具证明制度,切实减轻群众负担。申请人提交的材料存在瑕疵、缺陷或者有些材料因年代久远确实无法提供的,公证员审核后可允许当事人书面承诺代替证明。例如,被继承人死亡时年纪较大的,若无法提供被继承人死亡证明,根据实际情况可以由所有继承人承诺代替死亡证明。

三是推行开展容缺受理制度,减少群众往返次数。公证员审核当事人提交的主要材料齐全且符合法定条件,但缺少非关键性材料时,市公证处可先行予以受理,允许当事人提交书面承诺后,在领取公证书时再补充提交。四是改进公证文书送达方式,保障“最多跑一次”落实到位。20188月底,市公证处与市邮政局协商优化邮政快递服务方式,市公证处出具公证书后,当事人可以自愿采取邮政快递等方式邮寄公证书到指定地址,减少当事人前来公证处的次数。

搭建绿色服务平台
    不断强化服务社会公益意识,进一步延伸法律服务触角。

一是开通“绿色通道”,积服务弱势群体。市公证处主动深入养老院、福利院、医院及边远山区,为年老、残疾、危重病人等当事人提供上门服务。今年1至10月,市公证处上门办理公证案件35件,主动满足群众对公证法律服务的需求。

二是提供延时服务,进一步便民惠民。市公证处工作人员提升岗位责任意识和服务理念,急当事人之所急,开辟公证绿色通道,为有特事、急事的当事人优先受理、优先审批、优先出证,实行证随人走,为群众排忧解难,受到当事人的高度赞扬。

三是为特殊群众减免公证费,让每一位群众都办得起公证。市公证处对符合法律援助的当事人减免公证费用,对不符合法律援助但确实生活困难的孤寡老人、独居老人、军人、军烈属、劳动模范也实行减免。今年1至10月,为特殊群众办理法律援助案件6件,使弱势群体切切实实受益。

现阶段,该项工作取得了较好的工作效果。从201891日起,市公证处共办理“最多跑一次”公证业务128件,其中涉外公证104件,国内公证24件。市公证处通过数据共享、提高效率等各项措施实现办理公证“最多跑一次”,切实做到流程更简、服务更优,促进“公证提效、服务提质”,有效提高了市民群众对公证法律服务的满意度。

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